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思學社『讀書成功會』每周為您拆解一本商業巨著:5個選擇(The 5 Choices)之一



本書簡介




本書講述通過最新的腦神經科學及數十年的時間管理領域的經驗和研究,提供強而有力的洞察,提出五個基本選擇能夠幫助您掌握注意力和精力管理,從而協助您實現人生最重要的目標。此書為21世紀重新定義了時間管理,它將幫助你提高個人、團隊和組織的生產力,並激勵您作出更具影響力的選擇,去正確投資您的寶貴時間、注意力和精力。


因此,您需要在三個方面提高您的能力:決策管理(decision management),注意管理(attention management)和精力管理(energy management)。


作者簡介





Kory Kogon 是 FranklinCovey 機構的生產力實踐全球小組領導,她的研究和內容開發圍繞時間管理、項目管理和溝通技巧。 Adam Merrill 是 FranklinCovey 機構的創新副總裁,他幫助個人和組織提升生產力。 Leena Rinne 是 FranklinCovey 的高級顧問,她協助客戶提高生產力和在組織內發展員工的領導能力。


『決策管理』 第一個選擇:專注在重要但不緊急的事項並行動,不要總是在處理緊急事項




為了達致高效能,我們必須培養出一種習慣:對於自己所做的一切都要保持清醒及有目標性的。在現今社會,我們不能總是認為自己“生活很忙碌”便什麼都不管了,但郤期望著能達到自己的人生理想。要有高生產力和能做出高價值決定,FranklinCovey 提供了一個方法框架和一個流程: 時間矩陣 (Time Matrix) 及 “停-澄清-決定” Pause-Clarify-Decide(PCD)。


像我們大多數人,你可能花半天時間在檢查電子郵件或 WhatsApp。你肯定知道這樣的分心會對你的生產力造成重大破壞。


為了避免分心,運用時間矩陣去安排任務,這個時間矩陣是一個由四個像限組成的生產力工具。




Q1:重要,緊急的工作。例如,處理緊急情況或一些臨時性緊急工作。


Q2:花在處理不緊急的重要任務上的時間:例如,準備下週舉行的一次重要戰略會議。


Q3:時間花在一些緊急但不重要的工作,例如,不斷檢查電子郵件。


Q4:时间花在毫無意義的事情上,不緊急也不重要,例如玩手机遊戲或瀏覽 Facebook 上朋友的八卦消息。


其實你應該花大部分時間在 Q2上。但很多时候大部分人以為自己花時間在Q1及Q3最有生產力,因為他們在處理緊急的事項。但其實這是錯誤的。因為我們經常錯誤地把緊急的事情定義為重要的,導致無法做出一流水平的工作。




另一方面,我們在 Q2 的工作成就是最好的,這也是我們必須專注和思考的地方,而不應該只是簡單地對緊急但不重要的事項作出反應。


因此,為了保持在這個 Q2 象限 ,運用“停-澄清-決定”(Pause-Clarify-Decide)方法來理性地確定任務是否重要。


例如,在打開新電子郵件之前,請暫停一下,然後考慮:此電子郵件是誰發送的?主題是什麼?這需要立即採取行動嗎?如果最後一個問題的答案是“不”,那麼就應該將時間專注於其他事情。


企業家思考:

  • 第一個選擇:專注在重要但不緊急的事項並行動,不要總是在處理緊急事項。

  • 保持在 Q2 象限 ,運用“停-澄清-決定”(Pause-Clarify-Decide)方法來理性地確定任務是否重要。


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